Tjekliste til udvikling af seniorpraksis

Brug tjeklisten i arbejdsgrupper eller seniorudvalg, der udvikler seniorpraksis.

1. Afklar rammerne
Hvad er arbejdsgruppens opgave? Fx

  • at afklare ønsker og behov for seniorpolitik?
  • at formulere et udspil til seniorpraksis til ledelsen?
  • at lave et idekatalog til senioraftaler?
  • at lave en køreplan for implementeringen af seniorpraksis?

Hvilket mandat har udvalget fået fra ledelsen side? Fx 

  • Hvad der er målet med virksomhedens seniorpraksis?
  • Hvilke ressourcer der er afsat til seniorpraksis. Herunder til udvalgets arbejde?
  • Hvilke afdelinger eller områder virksomhedens seniorpraksis først og fremmest skal fokusere på?
  • Hvilke muligheder der er for seniorpraksis i den eksisterende personalepolitik?
  • Resultater af fokusgruppeinterviews eller spørgeskemaundersøgelse blandt medarbejderne.

Hvem deltager i arbejdsgruppen?

  • alle niveauer i virksomheden bør være repræsenteret: medarbejdere og ledelse, mellemledere og TR, timelønnede og funktionærer.
  • Find gerne 'ildsjælene'.
  • Gør ikke udvalget for stort: 2 -3 personer på mindre virksomheder, 6 - 8 personer på større virksomheder.
  • Udpeg en tovholder, der har tæt kontakt til ledelsen undervejs.

Hvordan er arbejdsgruppen organiseret?

  • Hvem er gruppens tovholder i forhold til ledelsen?
  • Begynd hvert møde med at fastlægge en dagsorden og saml op på tidligere møder.
  • Afslut hvert møde med at samle op på, hvem der gør hvad og hvornår gruppen mødes næste gang.  

Hvad er tidsrammen?

  • Sæt tid på, hvornår opgaven skal være løst. 2 -3 måneder er ofte nok. Brug max. ½ år.
  • Lav en køreplan for, hvornår og hvordan delmål og hovedmålet skal nås.

Hvor kan udvalget henvende sig, hvis der er behov for mere viden?

  • udvalgets/arbejdsgruppens medlemmer spørger kolleger i frokostpausen
  • inviter særligt engagerede medarbejdere til et arbejdsgruppemøde for at bidrage med konkrete ideer til seniorpraksis.
  • drøft emnet ved et fyraftensmøde
  • brug fag- og brancheorganisationer

2. Afklar behovet

Afklar alders- og kompetencefordelingen hos medarbejderne

  • Hvordan er alders- og kompetencefordelingen? Få overblikket hos lønadministration/HR
  • Hvor mange medarbejdere kan trække sig tilbage i løbet af de næste 1-3 år?
  • Hvem er nøglemedarbejderne på virksomheden?
  • Hvor mange af dem er seniorer?
  • Hvilke kompetencer har seniorerne?
  • Hvordan er samspillet mellem yngre og ældre kollegers kompetencer?

Forslag til spørgsmål til drøftelse i seniorudvalget

  • Hvordan er holdningen til seniorer på virksomheden? Blandt de yngre kolleger? Blandt seniorerne selv?
  • Hvilke elementer skal seniorpraksis indeholde? Fx. medarbejdersamtaler for seniorer, senioraftaler og seniorkurser.
  • Hvem skal være omfattet af seniorpraksis? Fra hvilken alder? Evt. hvilke faggrupper/afdelinger?
  • Hvem bliver ansvarlig for at seniorpraksis gennemføres i dagligdagen og hvordan skal de forberedes til opgaven?

3. Hvilke muligheder for seniorpraksis findes allerede?

Hvilke erfaringer har I allerede, som kan overføres til jeres kommende seniorpraksis?

  • gode eksempler på seniormedarbejdere, der er fortsat frem til og måske også efter deres pension
  • årlige medarbejderudviklingssamtaler, som kan suppleres med spørgsmål specielt til seniorerne
  • erfaringer med nedsat eller fleksibel arbejdstid ,som kan bruges ved senioraftaler '

Hvilke rammeaftaler og overenskomster, der omhandler seniorer, findes allerede på jeres område?

  • Hvordan kan dette bruges lokalt på jeres arbejdsplads?
  • Er politikken kendt af medarbejderne?
  • Hvordan fungerer den i praksis?
  • Er der afsat centrale midler til at indgå senioraftaler? fx en pulje til seniorstillinger, som skal søges.

Hvilke muligheder er der for seniorpraksis i jeres centrale personalepolitik? Er der fx

  • Mulighed for fleksibel arbejdstid?
  • Sundhedsfremmende initiativer som sund kost, muligheder for motion osv.?
  • Løbende kompetenceudvikling – for seniorer såvel som for andre medarbejdere?
  • Økonomiske incitamenter, der kan få seniorerne til at fortsætte med at arbejde?
  • Mulighed for nedgang i arbejdstid, som helt eller delvist finansieres af arbejdsgiver?
  • Mulighed for særlige arbejdsopgaver, herunder fritagelse for særligt belastende opgaver?
  • Kontakt evt. den centrale personaleafdeling, hvis der er en på arbejdspladsen, og hør nærmere.

Hvilke muligheder er der for seniorsamtaler?

  • Hvornår er man senior på jeres virksomhed? Og hvornår vil det være relevant at afholde seniorsamtaler?
  • Bliver der allerede afholdt årlige medarbejderudviklingssamtaler? Tag en seniorsamtale i forlængelse heraf.
  • Hvilke emner og spørgsmål skal tages op ved seniorsamtalen?  

Hvilke muligheder er der for senioraftaler?

  • Er der opgaver eller funktioner, hvor det er muligt at gå ned i tid, uden at det giver flaskehalsproblemer? 
  • Er der opgaver, som særligt belaster seniorerne? Og er det muligt at fritage seniorerne, uden at det belaster de øvrige medarbejdere? 
  • Er der muligheder for økonomisk kompensation ved nedsat tid? Fx i form af pensionsindbetaling svarende til fuld tid? 
  • Er der mulighed for, at medarbejderen trækker sig gradvist tilbage ved at gå på fleksibel efterløn? 
  • Er der mulighed for mentorstillinger, opgaver med kvalitetssikring eller andre funktioner, hvor seniormedarbejderen kan videregive sine erfaringer til kolleger? 
  • Er der muligheder for en tidsbegrænset ansættelse eller projektansættelse? 
  • Hvilke krav er der til den enkelte seniormedarbejder? Fx deltagelse i efteruddannelse.
  • Hvem skal tages med på råd, fx medarbejdernes faglige organisationer.

4. Informer medarbejderne undervejs

Beskriv baggrunden og processen så oprationelt som muligt

  • Ledelsens holdning til seniorpraksis og baggrunden for seniorpraksis på jeres virksomhed. Fx på grundlag af prognoser og statistik for alders- og kompetencefordelingen blandt medarbejderne.
  • Hvilke muligheder for seniorpraksis der alle-rede er i jeres personalepraksis og/eller jeres overenskomst.
  • Hvilke ressourcer der er til seniorpraksis. Gør især opmærksom på, at seniorpraksis ikke er ’særbehandling’ af seniorerne på bekostning af andre medarbejdere.
  • Hvordan I vil arbejde mod at nå målet - fx en køreplan for gennemførelsen af de seniortiltag, virksomheden beslutter sig for med, tidspunkter og ansvarlige for at gennemføre tiltagene.
  • Hvordan medarbejderne vil blive inddraget, fx i et seniorudvalg eller en arbejdsgruppe.

Brug de kommunikationsformer I normalt bruger, fx

  • jeres intranet
  • jeres opslagstavle
  • medarbejdermøder.

5. Formuler en seniorpraksis

Gør virksomhedens seniorpraksis synlig og tilgængelig for alle medarbejdere. Hovedpunkterne kan fx være

  • målet med virksomhedens seniorpraksis
  • seniorsamtaler, hvor seniorerne og deres leder har mulighed for at drøfte planer og ønsker
  • senioraftaler, som gør at ansættelsesforholdet kan fortsætte så længe det er til gavn og glæde for både virksomhed og seniormedarbejderen selv.

Beskriv seniorpraksis så operationelt som muligt og opstil realistiske mål, så de enkelte medarbejdere får et klart billede af, hvad seniorpraksis betyder for dem. Fx ved at 

  • Beskrive seniorpraksis i et afsnit i jeres personalehåndbog, personalepolitik eller intranet 
  • Udarbejde et katalog over mulige senioraftaler på virksomheden og eventuelt en standardaftale for seniormedarbejdere 
  • Udarbejde en køreplan for de seniortiltag, I beslutter jer for. Med tidspunkter og ansvarlige for at gennemføre tiltagene
  • Udarbejde et standardskema med spørgsmål og emner til medarbejderudviklingssamtalen for seniormedarbejdere, så seniorerne kan forberede sig. 
  • Oplyse om hvem der indkalder til seniorsamtalen, hvornår den afholdes, hvem afholder den og hvem, der har ansvaret for at følge op på den.
  • Oplyse om dækning af eventuelle økonomiske udgifter
  • Indholdet af virksomhedens seniorkurser

6. Lav en køreplan

Hvem er ansvarlig for at gøre hvad og hvornår? Vær så konkret som muligt.

  • Information til medarbejderne
  • Forberedelse af de personaleansvarlige, der skal holde medarbejderudviklingssamtaler med seniorerne
  • Forberedelse af seniormedarbejderne på samtalen
  • Lave indhold og tidsplan for seniormedarbejdernes uddannelse?

Hvornår vil seniorpraksis blive evalueret?